Vì sao lãng phí in ấn đáng báo động?

Lãng phí in ấn thực tế có tác động trực tiếp đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Bởi nó làm gia tăng chi phí giấy, mực/toner, điện năng, hao mòn linh kiện và cả thời gian lao động của nhân sự. 

Điều nguy hiểm hơn là các khoản chi này thường “ẩn” trên sổ sách, xuất hiện rải rác dưới nhiều hình thức như mua thêm vật tư, chi phí gọi kỹ thuật hay những khoảng thời gian máy ngừng hoạt động. Chính vì thế, doanh nghiệp rất dễ xem nhẹ hoặc bỏ qua. 

Tuy nhiên, theo nghiên cứu của Xerox, chi phí in ấn thậm chí có thể chiếm tới 1–3% tổng doanh thu hằng năm của doanh nghiệp.Đây là một con số không hề nhỏ nếu xét trên quy mô toàn hệ thống. Chính vì vậy, việc nhận diện và khắc phục những lỗi in ấn gây lãng phí là điều cấp thiết.

Top 5 lỗi in ấn gây lãng phí nhiều nhất

1) In nhầm, in thử quá nhiều, in lại do file/thiết lập sai

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến lãng phí chính là tình trạng in nhầm hoặc phải in lại nhiều lần vì cài đặt không chính xác. Chỉ cần một lỗi nhỏ như chọn sai khổ giấy, font chữ bị lỗi hoặc quên điều chỉnh chế độ in hai mặt cũng có thể khiến cả xấp giấy bị bỏ đi.

Điều này không chỉ khiến doanh nghiệp tốn giấy, tốn mực mà còn lãng phí thời gian của nhân viên. 

Khắc phục nhanh:

• Luôn kiểm tra bản in tại phần “Print Preview” (khổ, lề, duplex, thang xám).
• Tạo profile in theo phòng ban (kế toán, pháp chế, bán hàng).

2) In màu khi không cần & chỉ in một mặt

Thói quen in màu và in 1 mặt cho những tài liệu chỉ dùng để đọc nội bộ cũng làm tiêu hao chi phí. Mực màu vốn có giá thành cao hơn so với mực đen trắng. Thêm vào đó, việc in một mặt cũng khiến lượng giấy tiêu thụ tăng gấp đôi.

Khắc phục nhanh:

• Đặt mặc định: đen–trắng + in 2 mặt (duplex) trên print server.
• Cấp quyền in màu theo vai trò (chỉ marketing/ban giám đốc khi cần).

3) In tài liệu cá nhân/ngoài công việc

Không ít nhân viên dùng máy in của công ty để in ấn tài liệu cá nhân. Hành vi này không chỉ làm gia tăng chi phí vật tư mà còn kéo theo nguy cơ rò rỉ thông tin nếu file in chứa dữ liệu không an toàn.

Khắc phục nhanh:

• Quota trang/tháng và báo cáo KPI in ấn minh bạch.
• Truyền thông Chính sách in ấn (nội dung, ví dụ vi phạm, mức xử lý).

4) Bỏ quên lệnh in 

Một lỗi khác thường xuyên xảy ra là tình trạng gửi lệnh in nhưng lại quên lấy tài liệu. Những bản in bị bỏ quên không chỉ gây tắc nghẽn tại khay chứa mà còn làm tăng nguy cơ thất thoát thông tin quan trọng. Không ít trường hợp, tài liệu bị bỏ quên sau đó phải in lại. Điều này dẫn đến việc tiêu tốn gấp đôi tài nguyên.

5) Không bảo trì thường xuyên

Cuối cùng, nguyên nhân gây lãng phí không thể bỏ qua là việc thiếu bảo trì máy in. Việc này dẫn đến lỗi kẹt giấy, lem mực hoặc bản in kém chất lượng. Khi máy in hoạt động trong tình trạng xuống cấp, số lượng bản in bị hỏng sẽ tăng lên. Từ đó, buộc người dùng phải in lại nhiều lần.

Ngoài ra, việc trì hoãn bảo trì còn khiến máy nhanh hỏng linh kiện. Đây là nguyên nhân làm chi phí sửa chữa tăng cao hơn.

Khắc phục nhanh:

• Bảo trì định kỳ (vệ sinh đường giấy, vệ sinh/quy hoạch quạt gió, kiểm tra cụm sấy).
• Vật tư chính hãng/tương thích chất lượng cao, giấy đúng định lượng & độ ẩm.
• Đặt máy đúng môi trường: thông thoáng, nhiệt, độ ẩm ổn định, nguồn điện ổn áp.

————————————————————

👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:

📞 Hotline: 02866609898

🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.

🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/