1. Đánh Giá Thực Trạng In Ấn Hiện Tại
In ấn vẫn là một phần quan trọng trong hoạt động văn phòng, nhưng theo thống kê từ Offix, có đến 65% bản in bị vứt ngay trong ngày. Do đó, trước khi xây dựng bất kỳ chính sách nào, điều quan trọng nhất vẫn là hiểu rõ tình trạng sử dụng máy in trong tổ chức.
Hãy kiểm tra các vấn đề sau:
- Thu thập dữ liệu số lượng bản in theo từng bộ phận, cá nhân, hoặc theo thời điểm.
- Xác định loại tài liệu được in: nội bộ, khách hàng, báo cáo, hợp đồng…
- Ghi nhận tần suất sử dụng máy in trong giờ cao điểm và ngoài giờ.
Dữ liệu thu được sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và giúp phát hiện các thói quen gây lãng phí phổ biến như: in nhầm, in thử quá nhiều, in tài liệu không cần thiết hoặc không áp dụng chế độ in 2 mặt.
2. Phân Quyền In Ấn Rõ Ràng Theo Bộ Phận
Không phải ai trong doanh nghiệp cũng cần in tài liệu với quyền hạn như nhau. Việc thiết lập quyền in ấn hợp lý sẽ giúp kiểm soát hiệu quả lượng tài nguyên bị tiêu tốn.
Ví dụ:
- Phòng kế toán – hành chính – nhân sự: có thể được cấp quyền in tài liệu màu hoặc số lượng lớn nếu cần thiết.
- Phòng vận hành, sản xuất: chỉ cần in trắng đen và tài liệu nội bộ.
- Nhân viên mới, cộng tác viên: hạn chế quyền in hoặc yêu cầu duyệt lệnh in từ cấp quản lý.
Bằng cách phân loại rõ ràng, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể việc in ấn tự phát và nâng cao ý thức tiết kiệm của từng nhân sự.
3. Áp Dụng Cài Đặt Mặc Định: In 2 Mặt, Trắng Đen
Đây là một trong những thay đổi kỹ thuật đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả nếu được áp dụng đồng bộ toàn doanh nghiệp.
Hãy cài đặt mặc định trên hệ thống như sau:
- In 2 mặt (duplex printing): giúp giảm một nửa lượng giấy sử dụng.
- In trắng đen: tránh sử dụng mực màu cho tài liệu nội bộ đơn thuần.
- Chế độ in nháp (draft mode): tiêu hao ít mực hơn, phù hợp với tài liệu chưa cần độ sắc nét cao.
4. Truyền Thông Nội Bộ & Đào Tạo Nhân Viên
Dù có chính sách tốt nhưng nếu nhân viên không hiểu rõ và không hợp tác thì vẫn sẽ không mang lại hiệu quả. Vì vậy, bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là truyền thông và đào tạo nội bộ.
Các hoạt động nên thực hiện gồm:
- Gửi thông báo chính thức về chính sách in ấn mới qua email, bảng tin nội bộ.
- Tổ chức buổi chia sẻ ngắn về mục tiêu và lợi ích của việc tiết kiệm in ấn.
- Cập nhật bảng so sánh chi phí in hàng tháng để tạo động lực thay đổi hành vi.
Việc truyền thông đều đặn sẽ giúp chính sách ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp.
Một chính sách in ấn nội bộ bài bản không chỉ là công cụ tiết kiệm ngân sách, mà còn là bước đi quan trọng trong chiến lược vận hành bền vững của doanh nghiệp. Khi kiểm soát được lượng giấy, mực in, điện năng và nhân lực liên quan đến in ấn, đó là lúc doanh nghiệp đang tối ưu hóa được nguồn lực.
————————————————————
👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:
📞 Hotline: 02866609898
🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.
🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/
