Vì sao “màu” luôn là khoản chi lớn?
Nhu cầu trình bày chuyên nghiệp khiến doanh nghiệp phải in màu nhiều hơn. Nhưng chi phí cho các bản in màu sẽ leo thang rất nhanh. Xerox đã chỉ ra rằng bản in màu có thể đắt gấp 5–10 lần so với in đen trắng.
Những yếu tố làm in màu “đắt” hơn
Có nhiều nguyên nhân khiến in màu đắt hơn, trong đó nổi bật nhất là mức tiêu hao mực. Một bản in đen trắng chỉ dùng một hộp mực. Trong khi bản in màu cần phối hợp cả bốn hộp CMYK.
Ngoài ra, máy in màu thường yêu cầu thay hộp mực khi chỉ một màu gần cạn. Dù rằng lúc đó, cả ba màu còn lại vẫn còn dùng được. Hơn thế nữa, thói quen người dùng cũng góp phần làm chi phí đội lên, ví dụ như:
- In nhầm chế độ màu thay vì grayscale.
- Chọn chế độ in chất lượng cao cho tài liệu nội bộ.
- Sử dụng ảnh hoặc nền màu đặc trong file in.
Những yếu tố này cộng hưởng lại khiến chi phí in màu luôn vượt trội so với in đen trắng.
Khi nào nên in màu?
Mặc dù tốn kém, in màu vẫn mang lại giá trị đáng kể trong nhiều tình huống. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng in màu khi cần nâng cao tính chuyên nghiệp hoặc trực quan, điển hình như:
- Hồ sơ thầu, tài liệu bán hàng, brochure, báo cáo marketing.
- Dashboard dữ liệu, bản đồ hoặc sơ đồ kỹ thuật nhiều lớp thông tin.
- Tài liệu đào tạo, hướng dẫn an toàn cần nhấn mạnh cảnh báo bằng màu sắc.
Trong các trường hợp này, chi phí in màu có thể được coi là khoản đầu tư mang lại hiệu quả.
Giải pháp giúp giảm chi phí in màu
Để không bị phụ thuộc vào mức chi phí gấp 5–10 lần, doanh nghiệp có thể triển khai nhiều biện pháp quản lý. Việc chuẩn hóa chế độ in nội bộ sang grayscale hoặc draft sẽ giúp giảm đáng kể số lượng trang màu. Song song đó, nên phân quyền in màu cho các phòng ban thực sự cần thiết như marketing hoặc thiết kế.
Ngoài ra, tối ưu file in bằng cách giảm độ phân giải ảnh, loại bỏ nền màu đặc cũng giúp tiết kiệm mực. Doanh nghiệp nên chọn loại toner dung lượng cao để kéo dài số lượng trang in. Đồng thời, việc theo dõi báo cáo in ấn định kỳ cũng sẽ giúp kịp thời phát hiện tình trạng lạm dụng in màu.
Một giải pháp lâu dài hơn là sử dụng dịch vụ thuê máy in trọn gói. Với dịch vụ này, chi phí in màu và in đen trắng được tính minh bạch trên từng trang, giúp quản lý ngân sách tốt hơn. In màu, nếu được sử dụng đúng sẽ không còn là gánh nặng chi phí mà trở thành công cụ tạo lợi thế cạnh tranh.
————————————————————
👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:
📞 Hotline: 02866609898
🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.
🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/
