1. Chuẩn bị trước khi scan

Trước khi bắt đầu, người dùng cần thực hiện một số bước chuẩn bị sau:

• Kiểm tra kết nối: Đảm bảo máy photocopy đã được kết nối với mạng nội bộ (LAN) mà máy tính đang sử dụng. Điều này cho phép máy tính và máy photocopy có thể giao tiếp với nhau.
• Cài đặt driver và phần mềm cần thiết: Một số máy photocopy yêu cầu cài đặt driver hoặc phần mềm hỗ trợ trên máy tính để nhận và xử lý file scan.
• Xác định địa chỉ IP của máy photocopy: Địa chỉ IP giúp truy cập vào máy photocopy từ máy tính. Thông thường, địa chỉ IP có thể tìm thấy trong phần cài đặt mạng của máy photocopy.

2. Hướng dẫn scan tài liệu từ máy photocopy sang máy tính

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản để scan tài liệu từ máy photocopy sang máy tính:

Bước 1: Đặt tài liệu cần scan

• Sử dụng khay nạp tự động (ADF): Nếu có nhiều trang cần scan, hãy đặt chúng vào khay nạp tự động. Đảm bảo các trang được sắp xếp ngay ngắn và không bị gấp.
• Sử dụng mặt kính phẳng: Đối với tài liệu đơn lẻ hoặc tài liệu quan trọng, nên đặt chúng trực tiếp lên mặt kính scan để đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt nhất.

Bước 2: Cấu hình cài đặt scan trên máy photocopy

• Chọn chế độ scan: Trên bảng điều khiển của máy photocopy, chọn chức năng “Scanner” hoặc “Scan”.
• Định dạng file: Lựa chọn định dạng file muốn lưu, như PDF, JPEG, TIFF,…
• Độ phân giải (DPI): Thông thường, độ phân giải 300 DPI là đủ cho văn bản. Tuy nhiên, nếu người dùng cần chất lượng cao hơn, có thể chọn 600 DPI hoặc cao hơn.
• Màu sắc: Chọn “Đen trắng” cho văn bản thông thường và “Màu” cho tài liệu có hình ảnh hoặc màu sắc.

Bước 3: Chọn phương thức lưu trữ file scan

Có nhiều cách để lưu trữ file sau khi scan:

• Scan to Email: Máy photocopy sẽ gửi file scan trực tiếp đến địa chỉ email được chỉ định.
• Scan to Folder (SMB): File scan sẽ được lưu vào một thư mục chia sẻ trên mạng nội bộ. Để sử dụng chức năng này, người dùng cần:
  • Tạo một thư mục chia sẻ trên máy tính và cấp quyền truy cập cho máy photocopy.
  • Nhập địa chỉ IP của máy tính và đường dẫn thư mục chia sẻ vào cài đặt của máy photocopy.
• Scan to USB: Nếu máy photocopy hỗ trợ, người dùng có thể lưu file scan trực tiếp vào USB.

Bước 4: Thực hiện scan

Sau khi hoàn tất các cài đặt, nhấn nút “Start” hoặc “Scan” để bắt đầu quá trình scan. Máy photocopy sẽ tiến hành quét tài liệu và lưu trữ theo phương thức đã chọn.

Bước 5: Truy cập và kiểm tra file scan trên máy tính

Có nhiều cách để lưu trữ file sau khi scan:

• “Folder”: Truy cập vào thư mục chia sẻ trên máy tính để kiểm tra file scan.
• “Email”: Mở email để tải xuống file scan.
• “USB”: Kết nối USB với máy tính và truy cập file scan.

3. Lợi ích khi scan

Theo báo cáo của Hiệp hội Quản lý Thông tin và Hình ảnh (AIIM), các công ty thực hiện số hóa văn phòng tiết kiệm được 30.000 USD mỗi năm cho chi phí giấy tờ, in ấn và tiết kiệm thêm 120.000 USD chi phí thời gian chết. Điều này đã cho thấy tầm quan trọng của việc chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng số để bảo vệ và quản lý thông tin hiệu quả.

4. Lưu ý khi scan tài liệu

• Đảm bảo tài liệu sạch sẽ và phẳng: Tránh bụi bẩn hoặc nếp gấp trên tài liệu để đảm bảo chất lượng scan tốt nhất.
• Kiểm tra kích thước giấy: Đặt đúng kích thước giấy trong cài đặt để tránh việc cắt xén hoặc méo hình.
• Đặt tên file rõ ràng: Giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý sau này.

Việc scan tài liệu từ máy photocopy sang máy tính không chỉ giúp bạn lưu trữ và quản lý thông tin hiệu quả hơn mà còn góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu việc sử dụng giấy. Hy vọng với hướng dẫn trên, người dùng có thể thực hiện việc scan một cách dễ dàng và hiệu quả.

————————————————————

👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:

📞 Hotline: 02866609898

🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.

🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/