Máy In Trở Thành “Nút Thắt” Vận Hành Doanh Nghiệp

Trong môi trường doanh nghiệp nhiều chi nhánh, máy in không chỉ là thiết bị văn phòng đơn thuần. Thiết bị này là “mắt xích” quan trọng. Nó giúp đảm bảo luồng công việc liền mạch: từ in ấn hóa đơn, hợp đồng, tài liệu nội bộ, đến các biểu mẫu hành chính.

Khi hệ thống in ấn không được triển khai một cách bài bản và đồng bộ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tình trạng hỗn loạn trong quản lý, chi phí tăng vọt, hiệu suất giảm sút và tiềm ẩn rủi ro bảo mật.

Theo khảo sát của Function-4, có đến 90% doanh nghiệp không theo dõi lượng in ấn thực tế hoặc không đánh giá hiệu suất của máy in. Điều này dẫn đến việc chi tiêu vượt ngân sách mà không kiểm soát được nguyên nhân.

Những Sai Lầm Thường Gặp Của Các Công Ty Đa Chi Nhánh

1. Mua máy in riêng lẻ, không đồng bộ giữa các chi nhánh

Đây là sai lầm phổ biến nhất. Khi từng chi nhánh được quyền tự mua sắm máy in theo ngân sách và nhu cầu riêng, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một “rừng thiết bị” đủ loại thương hiệu, model, cấu hình và năm sản xuất. Điều này dẫn đến:

• Không thể xây dựng quy trình bảo trì, sửa chữa thống nhất
• Chi phí thay thế linh kiện tăng cao do không tận dụng được linh kiện chung
• Nhân viên kỹ thuật không thể chuyên sâu vào một dòng máy
• Khó đồng bộ phần mềm quản lý in ấn

Về lâu dài, hệ thống in ấn phân mảnh khiến doanh nghiệp tiêu tốn nguồn lực đáng kể cho công tác vận hành và kiểm soát.

2. Thiếu phần mềm giám sát và phân tích dữ liệu in ấn

Không có công cụ theo dõi lượng in thực tế đồng nghĩa với việc doanh nghiệp “mù thông tin” về mức độ sử dụng thiết bị. Doanh nghiệp sẽ không biết phòng ban nào đang in nhiều, thời điểm nào có lượng in đột biến, hay những thiết bị nào đang hoạt động quá tải.

Hậu quả:

• Khó khăn trong việc phân bổ ngân sách hợp lý
• Không xác định được thiết bị cần nâng cấp, thay thế
• Không phát hiện kịp thời hành vi in ấn không phù hợp như in tài liệu cá nhân,…

Giải pháp phần mềm in ấn thường đi kèm trong các gói dịch vụ thuê máy in chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp các doanh nghiệp nắm rõ mọi thông số in ấn theo thời gian thực.

3. Nhân viên không được đào tạo sử dụng thiết bị đúng cách

Dù máy in không phải thiết bị phức tạp, nhưng khi nhân viên không được hướng dẫn sử dụng, hậu quả có thể nghiêm trọng:

• In sai định dạng, in thừa số lượng
• Làm kẹt giấy, hỏng linh kiện
• Sử dụng sai khay giấy, sai loại mực

Khi nhân viên không hiểu cách vận hành thiết bị, tỉ lệ lỗi tăng lên. Kéo theo đó là thời gian chết trong công việc và chi phí bảo trì tăng cao. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ thuê máy in, đội ngũ kỹ thuật sẽ hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho nhân viên ở từng chi nhánh. Từ đó, các doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa lỗi phát sinh do người dùng.

Vì Sao Thuê Máy In Là Lựa Chọn Thông Minh Cho Doanh Nghiệp Đa Chi Nhánh?

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần tinh gọn chi phí, nâng cao hiệu suất và bảo mật thông tin tối đa. Thay vì bỏ chi phí lớn để mua máy in, tự vận hành, tự quản lý, mô hình thuê máy in mang đến nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu
• Thiết bị đồng bộ, được khảo sát và tư vấn
• Hệ thống giám sát in ấn 
• Bảo trì tận nơi, thay mực linh hoạt

Một hệ thống in ấn phân mảnh và thiếu kiểm soát sẽ khiến doanh nghiệp mất đi hàng chục triệu đồng mỗi năm. Trong khi đó, thuê máy in sẽ giúp tối ưu hơn về mặt chi phí. Đồng thời, giải pháp này còn mang lại sự an tâm về hiệu suất và sự linh hoạt. Nhờ vào đó, doanh nghiệp có thể tập trung mở rộng và phát triển.

Bằng cách nhận diện và khắc phục những sai lầm phổ biến, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một hệ thống in ấn hiệu quả và tiết kiệm.

————————————————————

👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:

📞 Hotline: 02866609898

🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.

🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/