Bạn không thể quản lý điều mình không đo được. Và đó chính là lý do chi phí in ấn đang âm thầm rò rỉ khỏi ngân sách mà nhiều doanh nghiệp không hề hay biết.

I. In ấn – một “khoản chi hành chính” tưởng chuyện nhỏ nhưng khó quản lý

Với nhiều doanh nghiệp, chi phí in ấn thường được xếp vào nhóm “chi phí hành chính” và được quản lý khá bị động. Thực tế, nếu hệ thống in không được quản lý bài bản, nó sẽ nhanh chóng trở thành nguồn thất thoát ngân sách mà doanh nghiệp không đo đếm được.

Khác với các khoản chi cố định và được thắt chặt quản lý như mặt bằng, lương nhân viên hay phần mềm vận hành, chi phí in ấn thường bị rơi vào vùng mờ: không rõ ràng, không có báo cáo riêng và thường chỉ được phát hiện khi có vấn đề phát sinh:

Thiếu kiểm soát, chi phí in ấn dễ vượt tầm kiểm soát

Hãy thử trả lời những câu hỏi sau:

• Bạn có biết mỗi tháng toàn bộ doanh nghiệp in bao nhiêu trang?
• Bạn có theo dõi được bộ phận nào đang tiêu tốn nhiều chi phí in nhất?
• Có bao giờ chi phí in bất ngờ tăng mà không rõ nguyên nhân?
• Doanh nghiệp bạn đã từng lập ngân sách in ấn cho từng phòng ban chưa?

Nếu câu trả lời là “chưa” hoặc “không chắc”, thì có thể bạn đang để chi phí ẩn từ in ấn rò rỉ mỗi ngày mà không hay biết.

Tác động vô hình đến hiệu suất vận hành

Không chỉ là tiền giấy, mực hay máy in, chi phí ẩn từ in ấn còn thể hiện qua:

• Thời gian chết khi thiết bị trục trặc, khiến nhân viên phải chờ xử lý giấy tờ
• Áp lực công việc tăng cao khi phải xử lý giấy tờ gấp vào cuối ngày vì kẹt máy
• Gián đoạn quy trình, đặc biệt trong các bộ phận hành chính, kho vận, kế toán
• Không thể lập ngân sách in chính xác, dẫn đến chi vượt kế hoạch

Tất cả những điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và chất lượng vận hành. Dù không có hóa đơn cụ thể ghi lại, nhưng chi phí vận hành thực tế vẫn đang gia tăng từng ngày.

II. Quản lý in ấn theo một hệ thống chính là xu hướng của doanh nghiệp hiện đại

Thay vì tiếp cận in ấn như một tác vụ văn phòng đơn lẻ, mờ nhạt, các doanh nghiệp hiện đại đang chuyển sang tư duy quản trị hệ thống in ấn – nơi được kết nối, đo lường và tối ưu.

Những lợi ích rõ ràng khi quản lý in ấn theo hệ thống:

• Theo dõi sản lượng in ấn theo từng máy, phòng ban, thời gian
• Phát hiện bất thường như một bộ phận in vượt mức hoặc dùng sai mục đích
• Lập ngân sách in ấn có căn cứ, không dựa trên ước lượng
• Giảm thời gian chết, nhờ phát hiện và xử lý sự cố từ sớm, được sự hỗ trợ kỹ thuật bởi đội ngũ lành nghề
• Giảm thiểu việc gián đoạn in ấy gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc đến nhân viên
• Tối ưu hiệu suất thiết bị, tránh đầu tư thừa hoặc thiếu

Quản lý hệ thống in ấn không chỉ giúp kiểm soát chi phí, mà còn tạo nền tảng vận hành chủ động và minh bạch. Khi mọi dữ liệu được ghi nhận và phân tích, nhà quản trị có căn cứ ra quyết định và kế hoạch tài chính. Nhân sự có thể giảm áp lực xử lý sự cố, trải nghiệm làm việc trở nên trơn tru hơn. 

Nói cách khác, in ấn không còn là “việc nhỏ”, mà là một phần trong chiến lược quản trị chi phí và vận hành của toàn bộ tổ chức.

III. Giải pháp phù hợp cho từng mô hình doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có cấu trúc, quy mô và nhu cầu in ấn khác nhau. Việc lựa chọn đúng giải pháp không chỉ giúp tối ưu chi phí, mà còn đảm bảo hệ thống vận hành luôn liền mạch, không gián đoạn.

Giải Pháp In Ấn Phương Nam (PNPS) đã đồng hành với nhiều mô hình doanh nghiệp – từ SME đến chuỗi lớn, từ sản xuất đến bán lẻ. Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp:

• • Đánh giá hiện trạng hệ thống in ấn một cách toàn diện
  • Thiết kế giải pháp phù hợp theo nhu cầu thực tế (không thừa, không thiếu)
  • Triển khai lắp đặt thiết bị đồng bộ, phù hợp với mô hình doanh nghiệp
  • Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, đảm bảo thiết bị vận hành liên tục
  • Cung cấp báo cáo hàng tháng về mức sử dụng, chi phí

Từ những mô hình nhỏ lẻ đến hệ thống nhiều chi nhánh, PNPS đều đã chứng kiến hiệu quả rõ rệt khi doanh nghiệp chuyển từ vận hành rời rạc sang quản lý in ấn chủ động, tập trung và có dữ liệu minh bạch để ra quyết định.

Chi phí in ấn, dù tưởng chừng nhỏ, lại đang tạo ra lỗ hổng lớn nếu không được quản lý đúng cách. Đừng đợi đến khi ngân sách bị đội lên mới tìm giải pháp. Hãy bắt đầu từ việc thiết lập một hệ thống in ấn có thể theo dõi, đo lường và tối ưu ngay từ hôm nay.

👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:

📞 Hotline: 02866609898

🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Sài Gòn, TPHCM.

🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/