1. Hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi thuê máy in, hãy xác định rõ mục đích sử dụng, chẳng hạn như:

• In tài liệu thông thường, hoặc in màu chất lượng cao cho tài liệu tiếp thị.
• Khối lượng in ấn dự kiến là bao nhiêu trong thời gian ngắn hạn.

Theo nghiên cứu từ Docutrend, in ấn là một trong ba chi phí văn phòng lớn nhất sau tiền lương và chi phí thuê mặt bằng. Điều này đặc biệt đúng với các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào tài liệu giấy. Vì vậy, việc tối ưu hóa lựa chọn máy in phù hợp sẽ giúp giảm gánh nặng tài chính đáng kể.

2. Ưu điểm của dịch vụ thuê máy in ngắn hạn

a. Tiết kiệm chi phí ban đầu

Thuê máy in giúp tránh được khoản chi lớn khi mua thiết bị mới, đặc biệt là với các mẫu máy in cao cấp. Thay vào đó, quý khách chỉ cần thanh toán một khoản phí thuê cố định hàng tháng. Điều này rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các dự án ngắn hạn, giúp cân đối ngân sách hiệu quả hơn.

b. Đảm bảo linh hoạt

Các hợp đồng cho thuê thường có điều khoản linh hoạt. Thông thường, quý khách sẽ được nâng cấp máy in khi cần thiết hoặc kết thúc hợp đồng nếu nhu cầu giảm xuống. Điều này rất hữu ích với các dự án ngắn hạn hoặc doanh nghiệp đang tăng trưởng.

Bảng giá nhiều gói dịch vụ linh hoạt của PNPS – Ảnh minh họa.

c. Hỗ trợ bảo trì và sửa chữa

Dịch vụ cho thuê máy in thường bao gồm bảo trì và sửa chữa. Quý khách sẽ không phải lo lắng về các sự cố kỹ thuật hoặc chi phí bảo trì tốn kém trong thời gian sử dụng. Đây là một ưu điểm lớn giúp giảm áp lực quản lý thiết bị cho doanh nghiệp.

3. Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn dịch vụ

a. Kiểm tra uy tín nhà cung cấp

• Tìm hiểu thông tin về nhà cung cấp, đọc các đánh giá từ khách hàng trước đó.
• Đảm bảo họ cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7 để xử lý nhanh chóng mọi sự cố.

b. So sánh các điều khoản hợp đồng

• Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng. Cụ thể, quý khách nên xem xét các điều khoản về phí thuê, phí phát sinh, và điều kiện chấm dứt hợp đồng sớm.
• Một số dịch vụ cung cấp lợi ích bổ sung như khả năng khấu trừ chi phí thuê vào thuế doanh nghiệp.

c. Phân tích hiệu suất và tính năng máy in

• Lựa chọn máy in đáp ứng đúng yêu cầu in ấn của doanh nghiệp. Quý khách không nên chọn những tính năng không cần thiết nếu chỉ in khối lượng nhỏ hoặc đơn giản.
• Các doanh nghiệp thường sử dụng các dòng máy in hiện đại với khả năng kết nối không dây hoặc in đa chức năng để tăng hiệu quả làm việc.

4. Các trường hợp phù hợp sử dụng dịch vụ cho thuê máy in ngắn hạn

• Tổ chức sự kiện: Các hội thảo, triển lãm thường cần in tài liệu nhanh và chất lượng cao.
• Dự án ngắn hạn: Các dự án yêu cầu tài liệu giấy nhưng không cần đầu tư lâu dài.
• Giai đoạn cao điểm: Doanh nghiệp có thể cần máy in bổ sung khi nhu cầu tăng mạnh vào các dịp cuối năm hoặc chiến dịch tiếp thị.

Dịch vụ cho thuê máy in ngắn hạn là giải pháp thông minh, linh hoạt và tiết kiệm cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hiệu quả, quý khách cần hiểu rõ nhu cầu, so sánh kỹ lưỡng các điều khoản hợp đồng và lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy. Với chiến lược lựa chọn đúng đắn, doanh nghiệp có thể tối đa hóa lợi ích từ dịch vụ này.

————————————————————

👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:

📞 Hotline: 02866609898

🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM.

🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/