Chi phí tiêu tốn cho hệ thống in ấn không chỉ là giá mua máy in

Khi cân nhắc mua máy in, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng con số dễ thấy nhất: giá mua thiết bị. Tuy nhiên, trong vận hành thực tế, giá mua chỉ là một phần của bài toán. Sau khi sở hữu máy, doanh nghiệp vẫn tiếp tục phát sinh nhiều khoản chi khác như giấy in, mực in, linh kiện, bảo trì, sửa chữa, thời gian xử lý sự cố và rủi ro gián đoạn công việc.

Vì vậy, để đánh giá đúng chi phí vận hành máy in, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào giá mua, mà cần nhìn đầy đủ cả CapEx và OpEx trong suốt vòng đời thiết bị.

CapEx và OpEx là gì trong chi phí vận hành máy in?

Theo Corporate Finance Institute, Capital Expenditure – CapEx là khoản chi để mua hoặc nâng cấp tài sản cố định dùng trong hoạt động kinh doanh, ví dụ máy móc, thiết bị, nhà xưởng. (Corporate Finance Institute)

Trong khi đó, Operating Expense — OpEx là các chi phí vận hành hằng ngày cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động. (Corporate Finance Institute) Investopedia cũng phân biệt CapEx là khoản đầu tư dài hạn, còn OpEx là các chi phí phục vụ hoạt động thường ngày như lương, thuê mặt bằng, vật tư và chi phí vận hành. (Investopedia)

Áp vào bài toán máy in:

• CapEx là chi phí mua máy in ban đầu hoặc nâng cấp lớn làm tăng giá trị thiết bị.
• OpEx là chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng: mực, giấy, điện, bảo trì, sửa chữa, linh kiện hao mòn, nhân sự xử lý sự cố.

Điểm quan trọng là: mua máy in không làm OpEx biến mất. Doanh nghiệp có thể đã chi CapEx để sở hữu thiết bị, nhưng vẫn cần tiếp tục chi OpEx để thiết bị đó vận hành ổn định.

Nói cách khác:

Tự mua máy in = CapEx ban đầu + OpEx vận hành trong suốt vòng đời thiết bị.

Những chi phí vận hành máy in thường bị bỏ sót

1. Mực in, giấy và vật tư tiêu hao

Đây là nhóm chi phí dễ thấy nhất, nhưng thường được ghi nhận rời rạc theo từng lần mua. Nếu không có dữ liệu theo dõi, doanh nghiệp khó biết phòng ban nào in nhiều, điểm in nào tăng bất thường, hoặc chi phí trung bình trên mỗi trang là bao nhiêu.

Với doanh nghiệp nhiều phòng ban hoặc nhiều điểm in, vật tư tiêu hao không còn là khoản nhỏ lẻ. Nó trở thành một phần đáng kể trong chi phí in ấn doanh nghiệp.

2. Bảo trì, sửa chữa và linh kiện

Máy in là thiết bị vận hành thường xuyên, nên việc phát sinh lỗi, hao mòn linh kiện hoặc cần bảo trì định kỳ là điều khó tránh. Các khoản này thường không xuất hiện ở thời điểm mua máy, nên dễ bị bỏ qua khi doanh nghiệp so sánh “mua hay thuê”.

Trong thực tế kế toán, chi phí sửa chữa và bảo trì thường xuyên thường được ghi nhận là chi phí vận hành; còn các khoản nâng cấp lớn có thể được vốn hóa nếu làm tăng giá trị hoặc kéo dài tuổi thọ tài sản. (Investopedia)

3. Thời gian của nhân sự nội bộ

Khi máy in gặp lỗi, người bị kéo vào xử lý thường là IT, hành chính, kế toán mua hàng hoặc quản lý bộ phận. Những khoảng thời gian tiêu tốn này hiếm khi được ghi nhận là “chi phí máy in”, nhưng vẫn là chi phí vận hành thật.

Một hệ thống in ấn càng thiếu ổn định, doanh nghiệp càng tốn nhiều nguồn lực nội bộ cho những việc không phải chuyên môn chính.

4. Downtime và gián đoạn quy trình

Máy in hư không chỉ tạo ra tiền sửa chữa. Nó có thể làm chậm hợp đồng, hồ sơ, phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận, tem nhãn hoặc tài liệu sản xuất.

Với những doanh nghiệp có khối lượng in lớn, nhiều điểm vận hành hoặc quy trình không được phép dừng, downtime có thể gây ảnh hưởng lớn hơn nhiều so với chi phí sửa máy. Trong định hướng khách hàng của PNPS, nhóm doanh nghiệp mục tiêu cần hệ thống in ấn ổn định, không gián đoạn, kiểm soát chi phí rõ ràng và dễ mở rộng theo quy mô.

Vì sao chỉ nhìn giá mua máy in dễ dẫn đến quyết định sai?

Giá mua máy in là con số rõ ràng và dễ so sánh. Nhưng nếu chỉ nhìn vào giá mua, doanh nghiệp mới thấy phần đầu của bài toán, chưa thấy toàn bộ chi phí vận hành máy in phía sau.

Một chiếc máy in sẽ ngốn rất nhiều chi phí trong suốt vòng đời của mình, nếu:

• Nhanh xuống cấp, thường xuyên lỗi;
• Không phù hợp với khối lượng in;
• Khó thiết lập khi thay đổi môi trường;
• Làm phát sinh nhiều thời gian xử lý nội bộ;

Ngược lại, một giải pháp có chi phí định kỳ cao hơn có thể hợp lý hơn nếu giúp doanh nghiệp giảm lỗi lặp lại, giảm downtime, có dữ liệu kiểm soát, có bảo trì định kỳ và có người chịu trách nhiệm khi phát sinh sự cố.

Thuê “giải pháp in ấn” giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí vận hành như thế nào?

Thuê máy in hoặc thuê giải pháp in ấn thường giúp doanh nghiệp giảm khoản CapEx ban đầu. Thay vì bỏ vốn mua thiết bị, doanh nghiệp trả OpEx – chi phí định kỳ để sử dụng máy và dịch vụ đi kèm. Cách hiểu đúng hơn là:

Thuê giải pháp in ấn giúp doanh nghiệp gom phần lớn chi phí vận hành máy in thành một khoản định kỳ dễ dự báo hơn, đồng thời chuyển một phần trách nhiệm vận hành sang đối tác chuyên môn.

Nếu được triển khai đúng, mô hình này có thể bao gồm thiết bị phù hợp, lắp đặt, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật, theo dõi số trang, báo cáo chi phí, thay thế thiết bị khi cần và phương án xử lý sự cố. Đây là điểm khác biệt giữa thuê máy in và thuê giải pháp in ấn doanh nghiệp. Thuê máy in chỉ giải quyết bài toán thiết bị. Thuê giải pháp in ấn giải quyết bài toán vận hành.

Khi nào doanh nghiệp nên xem lại chi phí vận hành máy in?

Doanh nghiệp nên đánh giá lại mô hình hiện tại nếu gặp các dấu hiệu sau:

• Chi phí mực, sửa chữa, linh kiện phát sinh rời rạc;
• IT hoặc hành chính thường xuyên phải xử lý lỗi máy in;
• Không biết phòng ban hoặc điểm in nào đang dùng nhiều;
• Máy in thường xuyên hư vào thời điểm cao điểm;
• Có nhiều chi nhánh hoặc điểm in cần quản lý;
• Chi phí in ấn khó dự báo cho ngân sách năm sau;
• Máy đã mua nhưng không còn phù hợp với nhu cầu thực tế.

Giải pháp in ấn tối ưu cho doanh nghiệp

Với các doanh nghiệp có nhiều điểm in, khối lượng in lớn hoặc cần hệ thống vận hành ổn định, PNPS không chỉ cung cấp máy in cho thuê. PNPS hỗ trợ doanh nghiệp khảo sát nhu cầu in ấn, đề xuất thiết bị phù hợp, lắp đặt, bảo trì định kỳ, hỗ trợ kỹ thuật khi phát sinh sự cố và theo dõi chi phí in ấn theo số trang sử dụng.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm áp lực tự mua – tự quản – tự sửa máy, đồng thời kiểm soát chi phí vận hành rõ ràng hơn trong dài hạn.

Giải pháp in ấn Phương Nam – PNPS hiện là đơn vị cho thuê và quản lý máy in cho doanh nghiệp, cung cấp giải pháp in ấn ổn định cho văn phòng, kho, xưởng, với hỗ trợ kỹ thuật 24/7, bảo trì định kỳ và chi phí minh bạch. Doanh nghiệp có thể liên hệ PNPS để được tư vấn giải pháp thuê và quản lý máy in phù hợp với mô hình văn phòng, kho, xưởng hoặc hệ thống nhiều chi nhánh.

👉 Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ:
📞 Hotline: 02866609898
🏢 Trụ sở: 72 Lê Thánh Tôn, phường Sài Gòn, TPHCM
🌐 Website: https://printsolution.vn/home_vn/